ShadowPlan (www.codejedi.com) est une application à la fois gestionnaire de listes et gestionnaire de projets.

Gestionnaire de listes, Shadow Plan vous permet d’organiser vos idées, ou vos achats, ou vos actions à faire, ou … quasiment ce que vous voulez dans des listes organisées hiérarchiquement : chaque élément peut y être décomposé en éléments plus précis, et ainsi de suite.
Gestionnaire de projets, Shadow Plan vous permet de spécifier, pour chaque élément d’une liste, des informations telles que des dates de début et de fin, les personnes associées à la réalisation d’une tâche, un pourcentage de réalisation, …

En plus des fonctions évoquées ci-dessus, Shadow Plan offre une intégration avec les applications standard de PalmOS : carnet d’adresses, tâches, mémos. L’intégration se fait aussi avec des applications tierces utilisant les bases de données standard.

Que faut-il pour utiliser Shadow Plan ?

Tout d’abord, un PDA sous PalmOS !

Il existe aussi une application pour PC/Mac. Les fonctions offertes sur PC/Mac sont restreintes par rapport à celles disponibles sur PalmOS. Ce document ne s’intéresse pas à cette version PC/Mac, si ce n’est pour parler de synchronisation.

Ensuite, aller dans la logithèque PalmAttitude, sur la fiche ShadowPlan, et télécharger le logiciel (éventuellement, allez directement sur le site de l’éditeur).

Puis installer comme toute autre application PalmOS. Shadow Plan est fourni avec :

• un programme d’installation automatique ;
• un répertoire contenant les fichiers « .prc » pour une installation manuelle.

Au choix, donc !

Attention : Shadow Plan n’est disponible qu’en anglais !

Principes de base : qu’est-ce que shadow plan ?

Liste & éléments

Chaque fichier créé par Shadow Plan est une liste hiérarchique d’éléments, comme l’est une table des matières par exemple.

Détails des d’éléments

Chaque élément d’une liste est constitué des informations illustrées par l’exemple suivant :

Informations générales :

• un libellé (texte) qui décrit l’élément (dans l’exemple : « Approbation et signature »), et qui apparaît lors de la visualisation de la hiérarchie des éléments,
• un type indiquant le mode de visualisation de l’élément (« avancement »),
• une note (texte libre, accessible au moyen du bouton Note),
• un ensemble de liens vers d’autres informations contenues dans votre PDA (accessible au moyen du bouton Link) et permettant d’accéder directement à ces informations ;

Informations adaptées à la gestion d’actions et de projets :

• un niveau de priorité (de 1 à 5, non spécifié « - » dans l’exemple),
• des dates de début (start), de fin prévisionnelle (target) et de fin effective (finish),
• la date de création de l’élément (cr : non modifiable par l’utilisateur),
• le type de numérotation (« 1-2-3-4-5 » dans l’exemple, pour signifier le type numérique),
• un pourcentage de réalisation (ex. « 50% »).

Types de liste

Le type d’une liste définit, par défaut, les informations qui seront affichées pour chaque élément de la liste. C’est pour cette raison que l’on peut aussi parler de vue, ou de choix de vue d’une liste.

Le type de la liste est spécifié lors de sa création, mais peut être modifié à tout moment.

Shadow Plan offre des types prédéfinis :

• note, checklist, tasklist, worksheet, flat,

ainsi que la possibilité de définir ses propres types de liste :

• de façon individuelle pour chaque liste,
• ou bien sous forme de modèles réutilisables par la suite.

Le type défini globalement pour une liste peut être remplacé de façon individuelle pour chaque élément de cette liste. On aura ainsi un affichage mixte, correspondant plus précisément à la sémantique de chaque élément, comme le montre l’exemple précédent.

Types prédéfinis

 

 

 

 

Note – Chaque élément d’une liste peut contenir plus d’information que celles logiquement associées à son type. Ces informations seront visualisées dans la vue détail de l’élément, mais ne seront pas visibles dans la vue globale de la liste.

Lien avec les applications standards (tâches, adresses, mémos)

Un point important de Shadow Plan est sa possibilité d’associer aux éléments des listes des liens avec les entrées des applications de base : Address, DateBook, ToDo et Memo.

Dans l’exemple précédent :

• info société faire référence à un mémo (symbolisé par la flèche à l’extrême droite de la ligne),
• alain contient la référence à l’entrée du carnet d’adresse donnant ses coordonnées,
• présentation du contrat et approbation et signature pourront faire référence à des tâches et des contacts.

Plusieurs liens peuvent être associés à chaque item. Par exemple, info partenaires pourra faire référence à plusieurs mémos.

Aller/retour entre applications

Dans le cas d’une entrée du carnet d’adresse, par exemple, Shadow Plan vous offre la possibilité d’ouvrir l’application adresse (standard ou application tierce comme Agendus) depuis le lien contenu dans un élément (un clic sur la flèche et choix du lien dans un menu déroulant), de consulter la fiche liée, et de revenir automatiquement dans Shadow Plan lorsque vous quittez l’application adresse (bouton home de votre PDA).

Tâches

Le lien avec l’application ToDo vous permet également de créer automatiquement un élément de liste en recopiant une tâche que vous avez préalablement définie. La modification de l’un ou l’autre (élément ou tâche) sera automatiquement reportée sur l’autre. En particulier, si vous marquez une tâche comme effectuée au moyen de l’application ToDo, l’élément correspondant de la liste sera automatiquement coché, et sa date de réalisation effective sera mise à jour.

Lien entre listes

Shadow Plan permet également d’associer à un élément de liste un lien vers d’autres listes. Cette fonction est très pratique pour vous organiser, par exemple lorsque vos listes deviennent trop volumineuses.

Exemples d’utilisation

Ayant en tête ces principes de base, vous pouvez vous faire une idée assez précise de ce à quoi Shadow Plan peut servir. Quelques exemples :

Gestion de projet

De base, PalmOS vous oblige à manipuler de façon cohérente un ensemble de données gérées par des applications différentes : tâches, contacts, rendez-vous, …
Comme le montre l’exemple précédent, Shadow Plan vous permet d’intégrer la plupart des informations nécessaires, vous offrant ainsi une vision globale de vos projets, tout en vous permettant d’utiliser l’interface de vos applications de base pour signaler que, par exemple, une tâche a été effectuée.

Prise de notes en réunion

Pendant une réunion, vous pouvez aisément organiser vos notes sur ce qui se dit, vos idées à analyser ultérieurement, les actions qui sont décidées et celles qui vous sont assignées, …
Vous pouvez soit saisir l’intégralité des informations à l’aide de Shadow Plan, ou au contraire saisir vos notes dans des mémos, et les organiser grâce aux liens de Shadow Plan.

Liste d’achats

Une liste d’éléments, avec des cases à cocher, permet de déterminer ce que vous possédez et ce que vous devez acheter.
Vous pouvez par exemple classer ces éléments par domaines (alimentation, hygiène, …), ou bien selon l’organisation du magasin que vous fréquentez le plus souvent. Lorsque des informations précises sont nécessaires (par exemple puissance d’une ampoule, forme et taille de la douille), vous pouvez associer des notes aux éléments, ou insérer des références à des mémos.

Base de donnée simple

Bien que Shadow Plan ne soit pas vraiment fait dans cet objectif, vous pouvez aussi aisément construire par exemple la liste de vos livres, les magasins où vous les avez achetés, …

Remplacement de l’application « To Do »

Les détails associés aux éléments des listes vous permettent de le gérer comme des tâches à faire. Les liens permettent notamment de spécifier les personnes associées à ces tâches (plusieurs liens sont possibles pour chaque élément).
Filtres, alarmes, icônes, … vous permettent une gestion aisée de vos tâches.
La possibilité de les lier aux tâches gérées par l’application standard Todo vous permet également, si besoin, de les visualiser dans l’agenda : par exemple, en vue « jour », quelles sont les tâches à effectuer aujourd’hui ?

N’ayez pas peur de laisser fonctionner votre imagination !

Prise en main – Operations principales

Manipulation des listes

 

L’icône de la poubelle permet de supprimer la liste sélectionnée : une confirmation est toujours demandée.

Création d’une liste

Lors de la création d’une nouvelle liste, Shadow Plan ouvre une fenêtre de dialogue dans laquelle les caractéristiques (préférences) de cette nouvelle liste seront définies. Ces préférences sont classées dans 3 onglets : sélectionnez celui que vous voulez visualiser ou modifier par un simple clic.

Le bouton OK valide les choix : la liste est créée. A noter que toutes ces préférences pourront être modifiées plus tard.

Edition d’une liste

Après sélection d’une liste, appuyez sur le bouton Open. La liste s’affiche alors, en fonction des préférences qui lui ont été associées.

L’ouverture d’une liste est aussi possible au moyen du menu déroulant.

 

 

Fonctionnalites essentielles

Liens

La création de liens de type tâches ou rendez-vous peut se faire de deux façons : soit l’élément est simplement copié dans la base de l’application standard pour y créer une nouvelle entrée, soit l’élément est copié et un lien est créé entre les deux applications, de telle manière que tout changement de l’élément dans Shadow Plan ou dans l’application de base est automatiquement reporté dans l’autre application.

Définition de nouveaux types de listes

 

 

Filtres

Plus vos listes grandissent, plus il est difficile d’en maîtriser le contenu. D’autant qu’à un moment donné, vous pouvez n’être intéressé que par un sous-ensemble particulier des éléments de la liste, par exemple ceux pour lesquels une date cible (Target) a été spécifiée à aujourd’hui.
La notion de filtre permet de répondre à ce besoin. Un filtre ne modifie en rien une liste et ses éléments, mais permet tout simplement d’en adapter la visualisation à vos besoins du moment.

Lorsque vous travaillez sur une de vos listes, utilisez le menu Tools / Manage Filters de l’application.
Une fenêtre vous permet de choisir entre deux listes de filtres, ceux prédéfinis dans Shadow Plan (Built-in) et ceux que vous avez définis vous-même (Custom).

 

 

Tags

Les « tags » sont un moyen supplémentaire de classer les informations gérées au moyen de Shadow Plan.
Vous pouvez, par exemple, créer des tags pour les personnes de votre département, pour chaque mois de l’année, pour une localisation, ... : illimité, si ce n’est par votre imagination !

Après avoir ouvert une liste, accédez au gestionnaire de tags par le menu Tools / Manage Tags. L’application vous permet de créer autant de tags que vous désirez. Ces tags peuvent être classés selon les catégories définies, mais ceci n’est pas une nécessité.
A savoir qu’un tag n’est qu’un libellé, sans aucune autre information (mis à par la catégorie si vous la spécifiez).

L’association d’un tag à un élément de liste se fait comme pour l’ajout de lien : depuis la fenêtre Details de l’élément, cliquer sur le bouton Link, puis sur Add, et enfin sur Tag. La procédure est celle expliquée précédemment dans le chapitre « Liens ».

Une fois un tag associé à un élément, il peut bien sûr être visualisé comme les autres propriétés des éléments. Il peut aussi être utilisé dans les filtres par exemple.

Import / Export

Ces fonctions sont accessibles depuis la vue des listes, par le menu Transfer. La fonction export est aussi disponible via les menus contextuels associés aux listes.

L’import se fait à partir des applications ToDo et Memo.
L’export se fait vers les formats Memo ou Palm DOC. Concernant le format Palm DOC, 4 types de résultats sont possibles, dont un en HTML, permettant une réutilisation du fichier par un navigateur, par exemple. Le format Palm DOC peut évidemment aussi être utilisé à des fins d’impression du contenu des listes.

Outre les imports manuels, la configuration de Shadow Plan et les préférences associées à chaque liste permettent de définir des actions automatiques.
Par exemple, une liste peut être telle que les nouvelles entrées de l’application ToDo seront insérées dans la liste.

Contributions / extensions

Shadow Plan est un logiciel ouvert permettant son extension. Des outils sont disponibles, et la définition XML des données est disponible.

Si le cœur vous en dit !

Configuration de l’application

Conclusion

Si cela est possible, tirons un bilan de mes premières expériences.

Tout d’abord, Shadow Plan est un outil extrêmement riche. De nombreuses fonctions très utiles n’ont pas été abordées ici.
Il n’y a certainement que très peu d’utilisateurs qui en maîtrisent tous les rouages. Moi-même, j’avoue avoir appris des choses en écrivant ce document.

Dans un premier temps, on aura sans doute tendance à l’utiliser en mode simple : hiérarchie d’éléments, dates de début et fin d’actions, quelques vues personnelles, et c’est tout.

Ensuite viendra l’utilisation des liens : extrêmement pratique lorsque, comme moi, vous avez tendance à regarder le matin ce que vous devez faire dans la journée avec les applications agenda et tâches (ou leurs remplaçants). Vous commencez par exemple votre journée par quelques tâches, vous les marquez « faites », et quand vous vous attaquez à la gestion de votre projet grâce à Shadow Plan, vous vous apercevez que les « liens » ont oeuvré, et que le statut des éléments/tâches a automatiquement changé !

Attention tout de même, c’est parfois assez délicat à utiliser. Il est donc très prudent de passer « un certain temps » à tester le fonctionnement de l’application. J’ajouterais que l’expression « lisez le manuel ! » est des plus appropriée. C’est long (plus de 100 pages), mais la documentation est très riche et cela vaut la peine.