Introduction

Après l'excellent GoldSimple, l'éditeur Tecsimple nous gratifie d'un superbe logiciel de gestion des frais de déplacement et indemnités kilométriques couplé à un gestionnaire de comptes-rendus de visites et de rendez-vous : Pro-Fees. Cette solution 3 en 1, très simple sera rapidement le compagnon idéal des forces de vente itinérantes soucieuses de la bonne tenue de leurs notes de frais et souhaitant rédiger en quelques minutes des rapports lisibles. Tout ceci au prix très contenu de 29.50 €.

Installation

Rien de plus simple que d'installer ce logiciel. Disponible uniquement pour l'instant sous Windows, il suffit de lancer le fichier PRO-FEES.exe téléchargé sur le site de Tecsimple et de synchroniser votre PDA. Pro-Fees conseille d'installer sur la carte d'extension mémoire de manière à sauvegarder toutes les données automatiquement sur celle-ci. En cas de hard-reset vous conservez ainsi tout votre historique.

Personnalisation

Pro-Fees s'adapte à chaque situation. Il est ainsi très facile de personnaliser votre logiciel selon vos besoins :

• L'utilisateur indique ses coordonnées. Ainsi, le fichier Excel automatiquement créé par Pro-Fees intègrera déjà toutes ces données.
• Les remboursements sont également personnalisables en fonction de leur nature. Certains sont remboursés au forfait, d'autres en pourcentage et enfin quelques-uns au réel.
• Vous pouvez paramétrer des budgets par type de visite, type de frais ou par société. Ainsi Pro-Fees pourra vous alerter quand vous dépassez une somme convenue.
• Nous reviendrons sur le suivi des véhicules dans la partie réservée aux "frais kilométriques".
• Pro-Fees vous permet de gérer votre trésorerie en prenant en compte les cartes de paiement à débit différé.

Utilisation

Les 3 fonctionnalités du logiciel sont accessibles à partir de la fenêtre principale:

I – Note de frais

Pour saisir un frais, rien de plus simple :

Commencez par sélectionner le type de visite effectuée puis le nom du client :

Choisissez ensuite le type de frais à saisir puis saisissez le montant et le type de règlement :

Vous pouvez également modifier la date de la dépense et ajouter des précisions (lieu ou autres) :

Pour un frais de restauration par exemple, vous pouvez cliquer sur la silhouette rouge (qui symbolise les "invités"), et sélectionner vos convives directement dans votre logiciel "Contacts". Leur nom, prénom, fonction et société seront automatiquement ajoutés au détail de votre frais. L'ensemble fera évidemment partie du fichier Excel exporté sur votre PC.

Si cette dépense se répète de façon régulière, Pro-Fees vous permet d'enregistrer cette périodicité et enregistrera ce frais selon la cadence choisie. Vous pourrez visualiser ces opérations périodiques sur une vue synthétique :

II – Frais kilométriques

A partir du même écran de base, sélectionnez dans le menu déroulant "frais kilométriques" puis saisissez les kilomètres parcourus. S'il s'agit d'un aller-retour il suffit de taper sur le + :

Pro-Fees vous propose également un astucieux outil d'aide à la saisie sous la forme d'une liste de distances à cliquer et vous pouvez enfin associer un kilométrage à un client sélectionné en cliquant sur l'icône située à droite de la zone de saisie :

Pro-Fees vous aide également à gérer le plan d'entretien de votre véhicule en enregistrant le nombre de kilomètres parcourus et en vous alertant à l'approche des révisions. Ces paramètres sont à renseigner dans les options :

Il est possible de beamer ces informations dans le cas où le véhicule est utilisé par plusieurs personnes.

III – Fonctions spéciales

Elles sont accessibles depuis cette barre d'icône :

: cliquez sur le lingot quand vous dépensez à partir de votre compte personnel. Si vous utilisez le logiciel Goldsimple pour la gestion de votre compte, votre dépense sera automatiquement prise en compte dans votre comptabilité personnelle.

: la pièce indique si votre dépense est remboursée à 100%, selon un barème défini dans les options de personnalisation ou pas du tout. (L'image change en fonction de ces situations)

: la chaîne est utilisée lorsque plusieurs saisies doivent s'enchaîner. Par exemple : un déplacement est toujours constitué d'un trajet en voiture (péage), d'un déjeuner, d'un dîner puis d'une nuit d'hôtel. Lors de l'enregistrement de vos frais pour ce déplacement, cochez la case et ainsi lorsque vous enregistrerez un frais identique, Pro-Fees aura mémorisé qu'il est lié à d'autres et vous proposera automatiquement de les saisir.

: lorsque vous voyagez à l'étranger, vous pouvez spécifier ici le pays dans lequel vous effectuez vos dépenses. Cela sera utile lors de l'enregistrement de vos frais par le comptable qui pourra adapter le taux de TVA applicable.

IV – Pointage et analyse des frais

En plus de vous faciliter l'enregistrement de vos dépenses et de vos frais kilométriques, Pro-Fees vous apporte un assistant de pointage des remboursements ainsi qu'un outil d'analyse de vos frais.

A – Pointage

Sur cet écran accessible via le bouton "pointer" ou via les menus, vous pouvez cocher ce qui a été remboursé. Vous avez accès à une vue globale puis à une vue détaillée par période.

Vous pouvez alors cocher les frais qui vous sont remboursés un par un ou en totalité. Pro-Fees calcule le montant du remboursement :

Puis le logiciel vous indique les frais déjà remboursés et ceux en attente :

B – Analyse

Pro-Fees analyse vos frais par type, par catégorie de visite, par état de remboursement :

V – Gestion des réunions et rendez-vous

Pro-Fees permet de préparer un rendez-vous ou une réunion en indiquant les interlocuteurs, une trame d'entretien, les points à aborder, etc….

Vous devez ensuite saisir votre compte-rendu lors de votre réunion. Cette tâche peut être assez difficile avec le stylet et il est peu envisageable de le faire avec un clavier face au client. Cela vous obligera à ressaisir ce que vous griffonnez sur un bloc. Mais cela n'engage que moi car j'ai du mal à bien écrire au stylet. Et la fonctionnalité reste intéressante car elle permet de formater des documents et de créer vos propres modèles.

Vous pouvez même associer automatiquement un compte-rendu à un frais enregistré pour ce rendez-vous :

Le fichier est transféré sur votre PC au format txt et vous pouvez ainsi revoir la mise en forme et l'imprimer ou l'expédier ainsi par mail.

Un mot sur les Exports

Les frais professionnels et les distances kilométriques saisies dans le PDA sont sauvegardées sous EXCEL sur le PC. La mise en page du fichier EXCEL est clairement structurée en colonnes, avec des titres de colonnes, des totaux, calculs de tva, des montants remboursables etc.

En fin de mois, il suffit d'imprimer cette page EXCEL et de la signer dans la case réservée à cet effet.

Les comptes-rendus eux, sont exportés sous WORDPAD. Il suffit alors de les copier/coller dans OUTLOOK pour les faire parvenir à ses interlocuteurs.

Conclusion

Pro-Fees est un logiciel très simple à utiliser et qui permet aux commerciaux d'économiser beaucoup de temps dans la rédaction de leurs notes de frais et de leurs comptes-rendus de visite. Il permet également un meilleur suivi des dépenses liées à leur activité et un pointage plus aisé des frais remboursés dans le cadre de leurs missions. Il est doté de plus d'un fichier d'aide très complet qui permet une prise en main immédiate.

En cas d'utilisation d'un compte de frais, nous conseillons vivement l'équipement parallèle avec GoldSimple qui communique automatiquement avec Pro-Fees et permet ainsi de suivre au plus près l'état de ses finances.